Contact met je klanten via Zoom

Het Coronavirus laat ons nog steeds niet los… scholen dicht, winkels dicht, bedrijven dicht. Alles is op ‘slot’ gegaan. Maar wat als je coach bent of trainingen geeft, dan wil je de coachsessies en/of trainingen toch door laten gaan. Zo gaat één van mijn opdrachtgevers, een trainingsbureau voor mindfulness trainingen, trainingen via Zoom geven.

Zelf gebruik ik Zoom ook regelmatig. Ik gebruik het om kennis te maken met een prospect, een werkoverleg met een klant of een buddycall 🙂

Hoe werkt Zoom?

Onderstaand de stappen die je neemt om in contact te blijven met je klanten:

1. Maak een account aan op Zoom.
2. Via e-mail moet je je account bevestigen, waarna je een account aanmaakt.
3. Je kunt nu een afspraak plannen (schedule a meeting), aan een afspraak deelnemen (join a meeting) of een afspraak inplannen (host a meeting with video off, host a meeting with video on, screen share only).
4. Plan de afspraak in via Schedule a meeting en deel de link met je klant via bijvoorbeeld een e-mail.
5. je kunt ook direct op een afgesproken tijd een vergadering starten door te klikken op Host a meeting.
6. Tijdens het beeldbellen zijn er ook een aantal opties, zoals het opnemen van het gesprek (beeld en audio). Zo kun je dit later terugkijken of luisteren, waardoor je je volledig kunt focussen op het gesprek en je daarna eventueel aantekeningen kunt maken.

Wat kost Zoom?

Als je de gratis versie van Zoom gebruikt, kun je 1-op-1 gratis onbeperkt met elkaar contact hebben. Zodra je met meer dan 3 personen een vergadering hebt, ben je met het gratis account beperkt tot maximaal 40 minuten. Heb je dus regelmatig vergaderingen dan kun je het beste de Pro-versie aanschaffen.

Hoe plan je een meeting?

Log in op Zoom, waarna je op je dashboard komt. Aan de linkerkant kun je onder andere naar je Profiel, maar ook naar Meetings, Webinars, maar ook je opgenomen gesprekken etc. Klik hier op Meetings.

Klik op Schedule new Meeting en er opent een nieuw scherm. Hier vul je de volgende gegevens in:

• naam van de vergadering/meeting
• eventueel kort waar het om gaat
• datum en tijd
• de duur (let op: bij gratis versie kun je bij 3 mensen maximaal 40 minuten van Zoom gebruik maken)
• tijdzone, staat bij mij automatisch op Amsterdam
• vink Recurring meeting aan als het een terugkerende bijeenkomst is
• bij Meeting ID, kies ik vaak zelf voor een Generate Automatically. Er wordt dan een ID aangemaakt. Een Personal Meeting ID is een standaard ID, die je kunt gebruiken voor telkens terugkerende overleggen met je team of managers, zoals een werkoverleg
• bij Meeting Password geef je een wachtwoord aan voor de vergadering (Update: vanaf 9 mei 2020 hebben vergaderingen een wachtwoord nodig)
• wil je elkaar kunnen zien tijdens het gesprek dan klik je bij video Host en Participant op On. Mocht je dit niet willen, dan zet je deze uiteraard op Off
• bij Audio laat ik meestal Both aan staan
• dan heb je nog wat keuzes. Wat ik meestal aanvink is ‘Enable waiting room’, mocht de klant wat eerder ingelogd zijn, dan kan die vast naar de wachtkamer 🙂
• een andere handige optie is dat de deelnemers ‘stilletjes’ binnen komen. Klik hiervoor ‘Mute participants upon entry’ aan
• de laatste optie ( ‘Record the meeting automatically on the local compute’) kun je aanvinken als je de vergadering wilt opnemen. Handig voor degenen die er niet bij aanwezig waren.
• klik op Save

Nadat je op Save hebt geklikt, krijg je een overzicht te zien van wat je hebt ingevuld. Dit kun je nog even voor de zekerheid checken.

Je kunt deze vergadering automatisch naar je Google Kalender of Outlook Kalender sturen. Iets daaronder vind je de link (join URL). Deze verstuur je naar de klant.

De klant hoeft dan alleen op de link te klikken en komt dan in het scherm van Zoom.

Deelnemers uitnodigen

Om deelnemers uit te nodigen ga je via je dashboard naar Meetings. Selecteer jouw meeting en bij Join URL vind je Copy the invitation. Ga naar de juiste vergadering en klik op Start. Er verschijnt dan een popup. Klik onderaan op de blauwe button Copy Meeting Invitation, ga naar je programma om de e-mail te versturen en plak deze tekst met Ctrl-V (Windows) en Command-V (Apple) in je e-mail. Hier kun je dan de tekst netjes vertalen en maak de uitnodiging persoonlijk.
Update: vanaf 9 mei 2020 is een wachtwoord verplicht. Deze wordt voor nieuwe vergaderingen automatisch ingesloten in de URL van de vergadering. Heb je al veel vergaderingen gepland voor 9 mei ingepland, stuur dan voor de zekerheid een nieuwe URL toe naar de deelnemers van de vergadering. Deelnemers die handmatig een vergadering-ID invullen, moeten een wachtwoord invoeren om toegang te krijgen tot de vergadering. Ook als je deelneemt via je mobiel.

Start Meeting

Is de datum en tijd aangebroken dat je overleg hebt, dan log je in bij Zoom, via de linkerkant van je scherm ga je naar Meetings en onder Upcoming Meetings vind je de vergaderingen.

Je krijgt dan een scherm en je klikt op Zoom Meetings Openen.

Onderin het scherm heb je nog de keuze om o.a. je scherm te delen. Stel dat je een presentatie hebt, dan kun je hier je scherm delen.

Meedoen met een vergadering

Volg de link in de uitnodigings e-mail die je hebt ontvangen. Voor het eerst in Zoom? Je wordt gevraagd de app te downloaden (je kunt voor de app kiezen of de meeting in je browser openen). Kies voor ‘Join Audio by Computer’. Wil je de video gebruiken? Klik dan op de knop linksonder ‘Start video’.

Grootste ergernis is dat je te laat aanwezig bent. Zorg dat je 5 minuten voor aanvang bent ingelogd. Ben je wat later, laat dit dan even weten. ‘En zeg je dat je vijf minuten later bent, ben er dan ook over vijf minuten en niet pas over een kwartier.

Helemaal fijn is het zelfs als de deelnemers 10 minuten voordat een vergadering begint, binnen komen, de camera vast aanzetten en hallo zeggen. Zijn er dan problemen met beeld en geluid, dan kun je op tijd naar een oplossing zoeken. Soms is Zoom niet goed geïnstalleerd, of zijn de systeemvoorkeuren van de laptop van deelnemers niet goed afgestemd op Zoom.

Je geluid en video testen?

Niets is zo frusterend als de techniek niet mee werkt. Neem de tijd om dit even te testen. Klik linksonderin bij ‘Mute’ op het pijltje naar boven. Kies ‘Test speaker & Microfoon’.

Denk ook aan de stand van je camera 🙂 Zorg er dus voor dat deze goed staat. Als je camera te laat staat, zet dan een paar boeken onder je laptop.

Belangrijkste regel: microfoon uit als je niet praat

Het kan irrirant worden als je met een grote groep bent en iedereen maakt geluid. Bijvoorbeeld door tegelijkertijd praten, maar ook omgevingsgeluid. Een huisgenoot die net even koffie gaat zetten, kinderen die thuis zijn en gaan gillen… Zelf je microfoon uit als je niet aan het woord bent door deze op ‘Mute’ te zetten. Je kunt ze dan even op jouw manier vragen stil te zijn 🙂 Video kan ook even uit!

Chat sturen

In een vergadering maak je nog wel eens oogcontact en deel je info non verbaal. Dat lukt nu niet. Een chatje sturen kan wel. Let er wel op dat je het bericht niet naar de hele groep stuurt 🙂

Scherm delen

Het delen van je scherm is één van de voordelen van online vergaderen. Stel je hebt een presentatie die je wilt laten zien, dan klik je op Share en je selecteert één van de tabbladen op je scherm waar je presentatie op staat. Daarna klik je op de button Share en het scherm met je presentatie is voor iedereen zichtbaar. Ben je klaar met je scherm delen, dan klik je op Stop Share en je komt weer bij de deelnemers.

Zwaai als je weggaat

Gewoon, omdat het leuk is 🙂

Breakout Rooms

Als je met meerdere deelnemers apart een opdracht wilt uitwerken, dan is de optie Breakout Rooms interessant. Zo kun je in een gezamenlijk overleg toch in groepen apart overleggen. Als host heb je de mogelijkheid om op bezoek te komen bij de verschillende groepen. Als je dit wilt instellen, dan moet je dat in de basisinstellingen al activeren. Het is gemakkelijk te zien of deze optie geactiveerd is, er verschijnt een extra icoon in je onderste balk van je overleg. Zodra je hier op klikt, is het redelijk eenvoudig om deelnemers te verdelen over de breakout rooms.

Je kunt dan aangeven hoeveel kamers je wilt maken en of je de deelnemers automatisch of handmatig in de kamers wilt indelen. Klik op Create Rooms. De kamers worden nu gemaakt, maar starten niet automatisch. Klik op Options en dan heb je de keuze uit diverse opties:

• Move all participants into breakout rooms automatically. Hiermee verplaats je alle deelnemers automatisch naar de kamers. Heb je dit niet aangevinkt dan moeten de deelnemers zelf op Deelnemen klikken om naar de kamer te gaan.
• Allow participants to return to the main session at anny time. Hiermee sta je deelnemers toe om op elk moment terug te keren naar de hoofdsessie. Staat dit uitgeschakeld, dan moeten de deelnemers wachten op de host.
• Breakout rooms close automatically after x minutes. De sessie wordt automatisch afgesloten na xxx minuten. Als deze optie aan staat dan eindigen de sessies automatisch na de ingestelde tijd.
• Notify me when the time is up. Hiermee laat Zoom je weten als de tijd om is. Als deze optie is aangevinkt dan wordt de host op de hoogte gesteld wanneer de brainstormtijd is afgelopen.
• Countdown after closing breakout rooms. Als deze optie is aangevinkt krijgen de deelnemers de resterende tijd te zien.

Deelnemers toewijzen aan kamers

Om de deelnemers aan de kamers toe te wijzen, selecteer je Assign naast de kamer waaraan je de deelnemers wilt toewijzen en je selecteert de deelnemers. Herhaal dit voor elke kamer.

De host blijft in de vergadering, todat hij/zij handmatig deelneemt aan de sessie. Met Close All Rooms stoppen alle kamers en komt iedereen weer in de vergadering.

Een virtuele achtergrond instellen

Vergaderen via Zoom is steeds populairder, omdat we meer en meer vanuit huis werken. Een leuke functie in Zoom is dat je een virtuele achtergrond in kan stellen. Zo zien je collega’s niet je huiskamer of kantoor, maar een andere afbeelding naar keuze. Het werkt het beste als je een effen achtergrond hebt.

Zo pas je de virtuele achtergrond aan in Zoom:

• Open Zoom en klik op ‘Settings’.
• Scroll verder naar beneden (bij In Meeting – Advanced) en selecteer ‘Virtual background’. Als je video’s wilt toestaan dan vink je ‘Allow use of videos for virtual backgrounds’ aan en klik op Save.
• Vervolgens zie je een selectie van de vooraf geselecteerde achtergrondafbeeldingen.
• Om een eigen foto toe te voegen, klik op ‘Foto toevoegen’ en selecteer je favoriete afbeelding.

Gebruik je Canva, dan kun je daar een sjabloon selecteren en je eigen sjabloon maken. Lees hier meer over een achtergrond maken in Canva.
Of kijk op deze website om achtergronden te downloaden: https://fetchgreatquotes.com/67-zoom-virtual-backgrounds/

Tip: voeg Zoom toe aan Microsoft Outlook

Plan jij regelmatig vergaderingen in, dan kun je ook Zoom toevoegen aan Microsoft Outlook. Log hiervoor in bij Zoom. Rechts bovenin de zwarte balk vind je Resources. Klik op Download Zoom Client. Daarna download je Zoom Plugin for Microsoft Outlook. Als je dit geïnstalleerd hebt, sluit je Outlook af. Bij het opnieuw opstarten, heb je twee nieuwe items in je menubalk staan: Schedule a Meeting en Start Instant Meeting. Handig! 🙂

Alternatieven voor Zoom

Wil je toch voor een andere vergadertool gaan, dan zijn er uiteraard nog andere opties om je geplande bijeenkomsten digitaal door te laten gaan. Denk aan Google Hangouts of Microsoft Teams.

Nog een paar tips!

Glimlach!

Dit is een advies dat geldt voor offline en online meetings. Glimlach! Ik zie het heel vaak dat mensen heel serieus zijn. Maar zeker op camera komt dat heel streng over en zelfs een beetje terughoudend. Oefen dus om tussen je praten door af en toe gewoon lekker te glimlachen.

Omgevingslawaai

Het blaffen van onze hondjes Saar en Beau als de deurbel gaat vind ik echt vervelend. Wil je deze geluiden vermijden, dan kun je gratis al 120 minuten een “omgevingslawaai” onderdrukkende software downloaden. Dit is software die het lawaai dat er in je omgeving gebeurt (kinderen, honden, bouwwerken buiten, …) wegfiltert.

Heb je nog vragen?

Ik hoop dat ik je met deze uitleg heb kunnen helpen hoe Zoom werkt. Het is al met al een hele blog geworden 🙂 Lukt het niet om het in te stellen, dan kun je altijd even contact met mij opnemen.

Update blog: 20 december 2020